استراتيجية السينات الخمس 5S ودورها في تحسين الأداء

في ظل التسارع التكنولوجي والتنافس بين الشركات والمؤسسات على تقديم الخدمة للمستفيدين منها، يجعل مسألة الجودة في تقديم الخدمة جوهرية وحاسمة بالنسبة للزبون في اختيار منتج معين بحد ذاته.

كما إن الأسلوب أو الطريقة المعتادة في تقديم الخدمة أو في أداء الأعمال باتت غير ملائمة لهذه البيئة، ومن هنا أصبح لزاماً على تلك الشركات والمؤسسات أن تغير من استراتيجيتها وأساليبها مما يساعدها في تحقيق أعلى مستويات الأداء والتميز للوصول إلى رضا الزبون، حيث أن رضا الزبون هو محور الاهتمام والتركيز والذي يجب جذبه بشتى الطرق والوسائل الممكنة.
من أهم الاستراتيجيات والأساليب التي تستخدم في تحقيق وتحسين الأداء هي استراتيجية اﻟﺳﯾﻧﺎت اﻟﺧﻣس أو 5S وهي محور حديثنا في هذه المقالة.
إن استراتيجية السينات الخمس 5S مبنية على كيفية تحويل بيئة العمل إلى مكان نظيف بدون فوضى، منظم بشكل جيد، بحيث يمكن العثور على الأشياء أو الوصول إليها بسهولة وبسرعة وبدون تعطل.
بالطبع نشأت هذه الاستراتيجية في اليابان، حيث تم بناءها على الفكرة البسيطة «إن نظام الإنتاج الجيد يتمثل في خلق بيئة عمل آمنه ونظيفة».

فوائد تطبيق السينات الخمس 5S كثيرة نذكر منها:

• أمان بيئة العمل.
• زيادة إنتاجية العاملين.
• إكتشاف المواد أو الأشياء التالفة واستبدالها أو إصلاحها.
• تنظيم العاملين.
• تقليل الأعطال.
• تحسين أداء العمل.

تعريف نظام السينات الخمسة 5S:

عرف (Becker,2001) السينات الخمس بأنها نقطة الانطلاق ومفتاح التغيير الناجح لأي تحسينات في مكان العمل، وهي طريقة بسيطة توضح كيفية خلق مكان عمل نظيف وخالي من الفوضى ومنظم بشكل جيد بحيث يمكن من العثور على الأشياء أو الوصول إليها بسرعة وبسهولة وبدون أي جهد.
أما (Kobayashi et al, 2006) فقد عرف السينات الخمس بأنه برنامج مشاركة واسع للشركة ينخرط فيه كل الأفراد والعاملين فيها.

مكونات نظام السينات الخمسة 5S:

يتكون برنامج السينات الخمسة من خمسة أركان لتنظيم مكان العمل (Hirana, 1995؛ Ho et al, 1995؛ Hubbard, 1999) وهي من اللغة اليابانية:

• Seiri تصنيف (Sorting).
• Seiton الترتيب والتنظيم (Set in Order).
• Seiso التنظيف والتلميع (Shine).
• Seitketsu تنميط ووضع المعايير والمحافظة عليها (Standardize).
• Shitsuke الاستمرارية (Sustain).

اﻟﺨﻄﻮة اﻷوﻟﻰ: اﻟﺘﺼﻨﻴﻒ ( SORT)

تمثل هذه الخطة نقطة البداية في تصنيف جميع المحتويات داخل بيئة العمل مثل المواد والأجهزة أو الملفات وذلك من خلال ما يلي: التركيز على التخلص من العناصر غير الضرورية في مكان العمل. من الطرق الناجحة للتصنيف طريقة Red Tag وهي لاصقات تستخدم لتحديد وتصنيف العناصر المهمة التي نحتاجها والعناصر غير المهمة التي يجب التخلص منها.

اﻟﺨﻄﻮة الثانية: الترتيب والتنظيم (SET IN ORDER)

وهي الخطة الثانية في تنظيم وحفظ الأشياء المهمة في بيئة العمل وبشكل يسهل على العاملين الحصول عليه، ومثال على ذلك المواد أو الملفات الخاصة بالعمل التي يحتاجها العاملين بشكل مستمر تكون من القرب إليهم للحصول عليها وأما المواد الأخرى التي لا يحتاجها العاملين بشكل مستمر أو روتيني فتكون منظمة ومرتبة حين يحتاج إليها العمل وبحيث يتم ما يلي:
ﺗﺠﻬﻴﺰ ﻣﻜﺎن ﻟﻜﻞ ﺷﻲء (ﻣﻮاد، أدوات، ﻣﻌﺪات، اﻟﺦ) ووﺿﻊ ﻛﻞ ﺷﻲء ﻓﻲ ﻣﻜﺎﻧﻪ اﻟﺼﺤﻴﺢ.
التركيز على كفاءة وفعالية طريقة التخزين.

الخطوة الثالثة: التنظيف والتلميع (SHINE)

وتهدف هذه الخطوة إلى تنظيف بيئة العمل وكذلك أدوات العمل بشكل أمن بحيث يقلل التنظيف والتلميع من مخاطر التلف أو يسهل الكشف عن ما هو تالف ليتم إصلاحه أو استبداله.

الخطوة الرابعة: التنميط ووضع المعايير والمحافظة عليها (STANDARDIZE)

بعد تنفيذ الخطوات الثلاث السابقه (تصنيف، ترتيب، تلميع) يأتي الآن دور التنميط ووضع المعايير المخصصة لكل خطة من خطوات السينات الخمسة 5S في مكان العمل وبما يتماشى مع بيئة العمل بدء من تحديد مسئوليات الفرد ووضع طرق تقييمه لعملية التنظيف أو التصنيف أو التنظيم وكيفية العمل به وتقييم أدائه عند الانتهاء من عمله.

الخطوة الخامسة: الاستمرارية (SUSTAIN)

وتأتي الخطوة الخامسة والأخيرة من خلال وضع أنظمة خاصة للعمل للتأكد من استمرارية العمليات الخاصة بالخطوات السابقة على الشكل المطلوب، بالإضافة إلى التحسين المستمر في الخطوات السابقة.
تجدر الإشارة إلى أن هناك سين سادسة تم إضافتها وهي الأمن والسلامه Safety وبحيث تصبح مكملة للخطوات السابقة لينتج عنها في النهاية مكان عمل آمن وسليم.

وخلاصة لما سبق نجد أن فوائد تطبيق السينات الخمس 5S كثيرة نذكر منها:

• أمان بيئة العمل.
• زيادة إنتاجية العاملين.
• إكتشاف المواد أو الأشياء التالفة واستبدالها أو إصلاحها.
• تنظيم العاملين.
• تقليل الأعطال.
• تحسين أداء العمل.

وأخيراً تصبح استراتيجية السينات الخمس منهج حياه وعمل.