أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP – Enterprise Resource Planning
(حلول لأعمال ذو كفاءة قصوى)
بقلم / مديرة صالح الصياد – فوكس سوفت نت
هو اختصار يرمز إلى “تخطيط الموارد سواء في المؤسسات أو الشركات ،، وهو عبارة عن برنامج متكامل لإدارة العمليات والأنشطة المالية والإدارية للشركات والمؤسسات وإعداد التقارير الخاصة بذلك.
لطالما كان حلم كثير من المنشآت الربحية وغير الربحية في نواحي العالم المختلفة توفير بيئة معلوماتية متكاملة لأداء وظائفها المتعددة بشكل يتيح انتقالاً شفافاً وسريعاً للمعلومات فيما بين الإدارات المختلفة وفيما بين المنشأة والأطراف التي تتعامل معها، ويستحث توفير تلك البيئة في كثير من تلك المنشآت ما تعانيه من اعتمادها على أنظمة معلوماتية ثابتة غير قابلة للتعديل وبالتالي لا تتوافق مع متطلبات المنشأة والتغييرات السريعة والمعايير المعمول بها.
كما أنها لا تدعم البيئة الإجرائية الفعالة لأداء الأعمال و التي من شانها إزالة العوائق ونقاط الاختناق واستثمار وسائط انتقال المعلومات وتدفقها واستبعاد الوظائف التي لا تحقق فائدة إضافية للعمل في سلسة الإجراءات التي يمر فيها المنتج أو الخدمة حتي يصلا في النهاية إلى العميل في اسرع وقت وبأقل تكلفه مع تحقيق مستوى عال في الجودة.
ولاشك أن كثيراً من المنشآت بدأت تدرك التغير في موازين ومعايير التنافس التجاري والخدمي التي أصبحت ترى في فعالية بنيات الأعمال التحتية ونظم المعلومات المساندة لها قوة جوهرية لتحقيق مواقع تنافسية متميزة ترتكز على الأبداع في استخدام تقنيات المعلومات الحديثة لتحقيق خدمات افضل للعميل سواء كان داخليا ضمن إطار المنظمة كالإدارات التي يخدم بعضها البعض الأخر أو خارجيا كالموردين والمنشئات الحليفة الذين قد يكونون جزءاً من سلسلة التزويد والإمدادات.
وهذا التغيير ولأشك له اثره المهم في تنمية كفاءات المنشأة الأساسية وتقويتها في استخدام واستيعاب التقنيات المتجددة على نحو مستمر، وتماشيا مع هذه النقلة النوعية في أسلوب تنظيم البنى التحتية للأعمال المتمثلة في أعادة هندسة الإجراءات أو ما يسمى بالنهدرة (Business Process Re-engineering) باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة واستثماراً للتطبيقات المتزايدة لبيئة الخادم – العميل Client-Server فقد نشأت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning-ERP) وتعتبر هذه الأنظمة التي ظهرت في التسعينيات الميلادية تحسينا ( بزيادة الكثير من الوظائف المكتبية الخلفية (back office functions) لكل من أنظمة تخطيط متطلبات التصنيع (Manufacturing Requirement Planning-MRPII) التي ظهرت خلال الثمانينيات ومن قبلها أنظمة تخطيط متطلبات المواد (Material Requirement Planning-MRP) التي كان ظهورها في السبعينات وكان غالب إستخداماتهما محصوراً في القطاعات الصناعية، واليوم أصبحت العديد من الشركات الكبرى كميكروسوفت، اي بي ام، جنرال موتورز، نستل، لوسنت تكنولوجيز، وبوينج تنسب وتعرف بنظام الـERP الذي تستخدمه كتقنية معلوماتية معيارية.
ويمكن اعتبار أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في أنها برمجيات جاهزة قابلة للتشكيل (configurable packaged software) صممت بناء على مسح لإجراءات الأعمال ودراسة دقيقة لمتطلباتها لتعمل على تكامل المعلومات والإجراءات على مستوى وظائف وإدارات المنشأة مهما كانت جغرافيتها لتتمكن من استخدام مواردها المعلوماتية والمادية والبشرية بفعالية وكفاءه عن طريق توفير حل شامل متكامل لكآفة حاجات المنشأة المتعلقة بمعالجة المعلومات في نظام واحد.
وتتكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات من أنظمة فرعية تخدم وظائف كثيره منها على سبيل المثال لا لحصر المبيعات والتوزيع المالية، المشتريات والمخازن، الموارد البشرية تخطيط ومراقبة الإنتاج، المواد، الصيانة، الإمدادات، العوائد، والتكاليف، الجودة النوعية، الميزانية وغيرها كثير جداً.
وتطبق أنظمة الـ ERP في قطاعات مختلفة كالمصانع وشركات البتروكيميائيات وشركات البترول والشركات العسكرية والقطاعات الخدمية وشركات الطيران والمؤسسات الأكاديمية كالجامعات وغير ذلك كثير، ومن المزايا البارزة لأنظمة الـ ERP قدرتها على تأمين بيئة متكاملة تتوفر فيها المعلومة بشكل آلي ودقيق لكل الأطراف مهما تباعدت أمكنتهم وأختلفت وظائفهم، فمثلاً يقوم مسؤول المبيعات من مكتبة بإدخال طلب العميل الذي يتم لحظياً العلم به من الإدارات الأخرى، حيث ستجد تلقائياً قوائم المخازن والقطع على مستوى قطاعات الشركة عالمياً،
بينما ينعكس ذلك آلياً على جدول الإنتاج ويصبح بيد كل موظف معني المعلومات التي يحتاجها لإتمام العملية، فلا عجب إذن أن يصبح مسئول المبيعات في اللحظة التي يدخل فيها طلب عملية قادراً على تحديد مواعيد دقيقة لتسليم الطلب، ويصبح لدى المديرين في اللحظة نفسها القدرة على صنع قرارات سريعة بشأن المخازن وبرامج التخفيضات وتحديد أنجح الأساليب لإدارة سلسلة التزويد ومن أبرز برمجيات تخطيط موارد المؤسسات نظام ساب ار ثري(SAP R-3) نظام اوراكل (Oracle) نظام بان (Baan) نظام بيبول سوفت (Peoplesoft) نظام جي دي ادواردز (JD Edwards) نظام مارشال (Marshal) نظام كونترول (Control) ونظام فوكاس (Focus).
وتعمل هذه الأنظمة على تكامل كثير من الوظائف الأساسية الموجودة في أغلب المنشآت في نموذج بياني (data model) واحد يتيح إدخال البيانات مرة واحده لتصبح شائعة الإستخدام (shareable) على مستوى المنشأة يمكن الوصول إليها بسرعة.
ولعل سر نجاح وفشل أي مشروع لتطبيق نظام ERP يكمن في قدرة المنشأة على إدراج التغييرات اللازمة (organizational changes) ولذلك فهناك خمسة مرتكزات عامة لابد أن تتحقق لنجاح تلك المشروعات وهي:
- تطوير استراتيجية للتغييرات (change strategy) المصاحبة للنظام وتفعيلها (deployment) علي وجه مناسب.
- بناء بنية متكاملة على مستوى المنشأة لإدارة المشروع (enterprise-wide project management infrastructure).
- المعرفة العميقة بوسائل وأدوات وطرق تطبيق برامج الهندرة (Business Process Reengineering) باستخدام تقنية المعلومات.
- المعرفة العميقة بالنواحي الاستراتيجية (strategical) والتصميمية (architectural) والفنية (technical) للنظام المستخدم.
- القدرة على التعامل مع أدوات ووسائل أدارة التغيير(change management) ولا بد من التأكيد هنا على أن هذه المرتكزات تشتمل على تفاصيل كثيرة جداً لكيفية تطبيقها في الواقع والأدوات المطلوبة لذلك.
وإذا عدت فوائد أنظمة الـ ERP الكثيرة فلابد من التأكيد خصوصاً على ما تتمتع به هذه الأنظمة من قدرتها الفائقة علي تشكيل وتنفيذ متطلبات واحتياجات المنشأة من خلال دراسة دقيقة إذ أصبحت اليوم هماً لكثير من المنشآت التي تجد نفسها مضطرة للإبحار في عالم الأعمال الواسع.
